業務改善は、思いつきで手を付けると、局所的な改善で終わったり、しばらくすると元に戻ったりします。実際に効果が続く改善には、現状を把握する→原因を見極める→実行する→仕組みとして定着させる→続ける、という順番があります。このページは、オルアナのコラムで書いてきた業務改善の方法論を、この順番に沿って整理した一覧です。自社が今どの段階にいるかに合わせて、読み進めてください。
業務改善の5つの段階
| 段階 | 問い | この段階で使う方法 |
|---|---|---|
| 1. 現状を把握する | 今、何がどう行われているか | 5W1H、業務フローの可視化、ボトルネック分析 |
| 2. 原因を見極める | なぜ、その問題が起きているか | なぜなぜ分析、ECRS |
| 3. 実行する | 何を、どう変えるか | 標準化・マニュアル化、ツール選定 |
| 4. 仕組みにする | 変えたことを、定着させるには | 報連相、引き継ぎ、ダブルチェック、権限委譲、優先順位 |
| 5. 続ける | 改善を、止めずに回すには | PDCA、目標設定、フィードバック |
1. 現状を把握する
改善の出発点は、今の業務がどう行われているかを、思い込みではなく事実で書き出すことです。
- 業務を5W1Hで整理する方法：When・Where・Who・What・Why・Howの6項目で、業務の現状を漏れなく整理する
- 業務フローの可視化方法：業務の流れを図にして、どこで詰まっているかを見える化する
- 業務のボトルネックを見つける方法：全体の速さを決めている工程を特定し、そこから優先して手をつける
自社の場合に当てはめて整理したい方は、システム開発について相談する →
2. 原因を見極める
現状が見えたら、次は「なぜそうなっているか」を確認します。原因を誤ると、対処してもすぐに元に戻ります。
- なぜなぜ分析のやり方：「なぜ」を繰り返し問い、表面的な原因の奥にある根本原因にたどり着く
- 業務のムダを見つける方法（ECRS）：排除・結合・交換・簡素化の4つの視点で、業務の見直し方を決める
3. 実行する
原因が分かったら、変える内容を決め、実際に手を動かします。
- 業務を標準化してマニュアル化する4つのステップ：担当者によるやり方の違いを一つの手順にそろえ、属人化を解消する
- 業務改善のためのITツール選定基準：ツールの乱立を防ぎ、課題に合った選び方をする
- 会議を減らす・短くする具体的な方法：目的・頻度・参加者・時間の4つの視点で会議を見直す
4. 仕組みにする
変えたやり方を、個人の頑張りに頼らず、チームの仕組みとして定着させます。
- 報連相を個人任せにせず、仕組みにする方法：報告・連絡・相談の基準を決め、「言った言わない」を防ぐ
- 業務の引き継ぎ資料の作り方：抜け漏れの少ない引き継ぎで、業務を止めない
- ミスを防ぐダブルチェックの設計方法：確認する人・順番・観点を変え、見逃しを減らす
- 権限委譲の進め方：仕事を抱え込まず、任せる範囲と確認のタイミングを設計する
- 業務の優先順位のつけ方：緊急度と重要度の2軸で、取り組む順番を決める
5. 続ける
改善は、一度やって終わりにすると効果が長続きしません。振り返り、目標を持って続ける仕組みが必要です。
- 業務改善のPDCAサイクルの回し方：計画・実行・評価・改善のサイクルを、やりっぱなしにせず回す
- 行動につながる目標の立て方（SMART原則）：曖昧な目標を、具体的で確認できる目標に変える
- 改善につながるフィードバックの伝え方：事実・影響・提案の3ステップで、次の行動につながる伝え方をする
業務改善の先に、システム化を検討する場合
ここまでの改善を進めても、手作業の手間そのものが残る業務は、システム化の候補になります。業務改善をせずにシステム化すると、整理されていない業務をそのままシステムに移すことになり、使いにくいシステムができあがります。業務改善が先、システム化はその後という順番を意識してください。システム化を検討する場合は、中小企業の業務システム開発 完全ガイドを参考にしてください。
発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）
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