「便利そうだから」という理由でツールを次々に導入すると、似た機能のツールが増え、どれに何を入力したか分からなくなることがあります。この記事では、業務改善のためのツールを選ぶときの基準を整理します。

システム開発

「思っていたのと違う」を繰り返さないシステム開発があります。

まず、業務の流れを聞かせてください →

ツールが乱立する、よくある原因

  • 部署やチームごとに、それぞれ別のツールを導入している
  • 今のツールで困ったとき、既存のツールを見直さず、新しいツールを追加している
  • 「話題になっているから」という理由で導入し、目的が曖昧なまま使っている

ツールを選ぶ前に確認すること

ツールを探す前に、次を確認します。

  • 解決したい業務の課題は何か（5W1Hで整理しておくと明確になる）
  • 今使っているツールで、その課題は解決できないか
  • その課題は、ツールではなく、業務のやり方自体の見直しで解決できないか

課題を確認しないままツールを探すと、機能の多さや価格だけで選んでしまい、実際の業務に合わないことがあります。

自社の場合に当てはめて整理したい方は、システム開発について相談する →

ツールを選ぶ4つの基準

基準確認すること
目的との一致解決したい課題を、直接解決できる機能があるか
既存ツールとの重複今使っているツールと、目的が重なっていないか
使う人の負担実際に使う人が、無理なく使い続けられるか
データの引き継ぎ他のツールやシステムと、データをやり取りできるか

ツールを導入した後の確認

  1. 導入後、一定期間（1〜3か月）を決めて、実際に使われているかを確認する。
  2. 使われていない場合、原因が操作の難しさか、業務に合っていないかを確認する。
  3. 目的が重なる既存ツールがあれば、どちらかに統一する。

導入して終わりにせず、PDCAのCheckとして、使われているかを確認する仕組みを作ることが重要です。

よくある質問

Q. 新しいツールを入れれば、業務は効率化されますか？

A. ツールを入れただけでは効率化されません。今の業務のどこに時間がかかっているかを先に整理してから、それを解決できるツールを選ぶ順番が必要です。

Q. 無料のツールと、有料のツール、どちらを選ぶべきですか？

A. 価格ではなく、今の業務の課題を解決できるかどうかで判断します。無料でも十分なら無料を選び、必要な機能が有料にしかなければ有料を選びます。

Q. ツールが増えすぎてしまいました。どうすればいいですか？

A. 使っているツールを一覧にし、目的が重なっているものがないかを確認します。重なっているものは、どちらかに統一するか、役割を明確に分けます。

Q. ツールを選ぶとき、現場の意見はどこまで聞くべきですか？

A. 実際に使う人の意見は必須です。管理者だけで選ぶと、現場で使われないツールになりがちです。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）

業務改善の全体像は、中小企業の業務改善 完全ガイドにまとめています。