「業務を改善しよう」と決めても、やりっぱなしで終わり、効果があったのかどうかが分からないまま次の課題に移ってしまうことがあります。PDCA（Plan・Do・Check・Action）は、この「やりっぱなし」を防ぐための、シンプルな型です。この記事では、業務改善でPDCAを実際に回す手順を整理します。

システム開発

「思っていたのと違う」を繰り返さないシステム開発があります。

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PDCAの4つの段階

段階内容業務改善での例
Plan（計画）何を、どう変えるかを決める5W1HやECRSで現状を整理し、変更内容を決める
Do（実行）決めた内容を、実際に試す小さな範囲で、期間を決めて試す
Check（評価）うまくいったかを、決めた基準で確認する試す前に決めた基準（時間、件数、ミスの数など）と比べる
Action（改善）結果をもとに、標準にするか、見直すかを決めるうまくいけば標準化し、うまくいかなければ計画を見直す

PDCAが止まる、よくある原因

  • Planの段階で、判断の基準を数字や具体的な状態で決めていない
  • Doに時間を使いきり、Checkする時間を確保していない
  • Checkの結果を、次のPlanに反映せず、そのままにしている
  • 最初から完璧な計画を作ろうとして、Doに進めない

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PDCAを止めずに回す4つの工夫

  1. Planの段階で、Checkする日をカレンダーに入れておく。
  2. 判断の基準を、数字や具体的な状態で決めておく（「良くなった気がする」ではなく「処理時間が10分減った」のように）。
  3. 最初のDoは、小さな範囲・短い期間で試す。
  4. Checkの結果を、次のPlanの材料として必ず使う。

PDCAと、他の業務改善の手法の関係

PDCAは、改善のサイクル全体の型です。それぞれの段階で、次の方法が使えます。

PDCAの型だけを知っていても、各段階で何をすればいいか分からなければ回せません。段階ごとに使える方法を組み合わせることで、実際に回るサイクルになります。

よくある質問

Q. PDCAは、もう古い考え方だと聞きました。使わないほうがいいですか？

A. 変化の速い新規事業などでは、より短いサイクルの手法が向くこともあります。ただし、繰り返し発生する定型業務の改善では、PDCAの型がそのまま使えます。

Q. PDCAのサイクルは、どのくらいの期間で回すべきですか？

A. 業務の性質によります。日々の定型業務なら1〜2週間、大きな業務フローの見直しなら1〜3か月が目安です。期間を決めずに始めると、Checkが先延ばしになります。

Q. Checkで「うまくいったかどうか」を、どう判断すればいいですか？

A. Planの段階で、判断する基準を数字や具体的な状態で決めておきます。感覚で判断すると、改善したつもりで終わってしまいます。

Q. PDCAが止まってしまう、よくある原因は何ですか？

A. Doで手一杯になり、Checkの時間を確保していないことが多いです。次のPlanに、Checkする日をあらかじめ入れておくと、止まりにくくなります。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）

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