部署ごとに個別で契約したSaaS・サブスクリプションサービスが積み重なり、全体でいくら支払っているのか、誰も把握できていない状態になっている会社があります。この記事では、サブスクリプション管理のポイントを整理します。

経理のシステム化・バックオフィス業務支援

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気づかないうちに積み重なる契約

部署やチームが個別の判断でSaaSを契約していくと、会社全体でどれだけの契約があり、合計でいくら支払っているのかを誰も把握していない状態になりがちです。使われなくなった契約がそのまま自動更新され続けていることも珍しくありません。

まず全体を一覧化する

契約名・担当者・金額・更新日を一覧にまとめるだけでも、把握の状態は大きく改善します。専用システムを使わなくても、まずはこの一覧を作ることが最初の一歩になります。

自社の場合に当てはめて整理したい方は、経理のシステム化・バックオフィス業務支援について相談する →

使っていない契約を見つける

各契約のログイン状況や利用頻度を確認し、契約者本人に現在も使っているかを確認することで、不要になった契約を見つけられます。定期的な棚卸しの機会を設けることが基本です。

更新タイミングを逃さない仕組み

契約ごとの更新日を把握し、更新日の前に確認するタイミングをあらかじめスケジュールに組み込むことで、不要な契約の自動更新を防げます。契約数が多い場合は、専用システムでの一覧管理が効果的です。社内規程の管理については社内規程・就業規則のデジタル管理を、IT資産全体の管理についてはIT資産管理（PC・ソフトウェアライセンス）の放置リスクと仕組み化を参考にしてください。

よくある質問

Q. サブスクリプションの数が多くなるのは、よくあることですか？

A. よくあります。部署ごとに個別で契約し、全体を把握している人が誰もいない、という状態になっている会社は少なくありません。

Q. 使っていないサブスクリプションを見つける方法はありますか？

A. 各契約のログイン状況や利用頻度を確認する、契約者本人に現在も使っているかを確認する、といった方法があります。棚卸しの機会を定期的に設けることが基本です。

Q. サブスクリプション管理の専用システムは、小規模な会社でも必要ですか？

A. 従業員数が少なくても、契約数が多ければ効果があります。まずは一覧表（契約名・担当者・金額・更新日）を作るだけでも、把握の状態は大きく改善します。

Q. 更新タイミングを逃して、不要な契約が自動更新されてしまうことを防ぐには？

A. 契約ごとの更新日をあらかじめ把握し、更新日の前に確認するタイミングをスケジュールに組み込むことが基本です。契約数が多い場合は、専用システムでの一覧管理が効果的です。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）