社内規程や就業規則が、総務の棚にあるファイルや、改訂履歴の分からないPDFのまま管理されていると、従業員が実際に参照しづらい状態になります。この記事では、社内規程・就業規則をデジタルで管理する際のポイントを整理します。

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紙・PDF管理で起きていること

就業規則や各種規程が紙のファイルや共有フォルダのPDFで管理されていると、どれが最新版か分からなくなる、改訂履歴が追えない、従業員が必要なときに参照しづらいといった問題が起きます。結果として、規程が形式的に存在するだけで、実際には使われないものになってしまいます。

デジタル管理で変わること

規程ごとに最新版と改訂履歴を紐づけて管理し、従業員が検索してすぐに該当箇所を確認できる状態を作ることができます。複数の規程を横断して確認できる点も、紙管理では難しい部分です。

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周知の仕組みも合わせて整える

規程を改訂した際、対象となる従業員に通知を送り、確認状況を記録できる仕組みを組み合わせることで、周知漏れを防げます。改訂したこと自体が伝わっていない、という状態を避けられます。

関連する取り組み

社会保険の手続きなど、人事労務周りの別の業務については社会保険の手続き管理を、紙の稟議がハンコリレーで止まる問題については紙の稟議書がハンコリレーで止まる問題を参考にしてください。

よくある質問

Q. 社内規程をデジタル化すると、何が変わりますか？

A. 最新版がどれか分からなくなる、改訂履歴が追えないといった問題を解消できます。従業員が検索してすぐに該当箇所を確認できるようになる点も大きな変化です。

Q. 就業規則は、頻繁に改訂するものではないので紙のままでいいですか？

A. 改訂頻度が低くても、従業員が必要なときに見返せる状態かどうかが重要です。紙のファイルが総務の棚にしかない状態では、実質的に使われない規程になってしまいます。

Q. 複数の規程（就業規則・給与規程・旅費規程など）をまとめて管理できますか？

A. できます。規程ごとに最新版と改訂履歴を紐づけて管理できるシステムを使うことで、関連する規程を横断して確認しやすくなります。

Q. 社内規程の変更を従業員に周知する方法も、システム化できますか？

A. できます。改訂時に対象者へ通知を送り、確認状況を記録できる仕組みを組み合わせることで、周知漏れを防げます。

SaaS・サブスクリプションの管理も参考にしてください。

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