振込・支払業務のシステム化、何に気をつければいいか｜承認フローの設計がカギ

取引先への振込や支払い業務を、紙の稟議やエクセルでの管理のまま続けている会社は少なくありません。この記事では、振込・支払業務のシステム化で気をつけたいポイントを整理します。

振込・支払業務で、手間とリスクがかかっていること

請求書を一件ずつ確認し、振込データを作成する作業は、取引先が多いほど手間がかかります。また、承認の記録が紙やメールでバラバラになっていると、誰が承認したのかが後から分かりにくく、不正や二重払いのリスクにもつながります。

システム化で変わること

請求書データと振込データを連携させることで、入力の手間や、金額の転記ミスを減らせます。また、承認フローを仕組みに組み込むことで、誰が、いつ、何を承認したかが記録として残り、不正の抑止にもつながります。

自社の場合に当てはめて整理したい方は、経理のシステム化・バックオフィス業務支援について相談する →

承認フローの設計が重要

金額の大きさに応じて、承認者を分ける設計が一般的です。少額は担当者の確認のみ、一定額以上は上長の承認を必須にするなど、段階を設けることで、リスクを抑えながら業務のスピードも維持できます。

既存の仕組みとの関係

銀行の振込システムは、振込の実行機能が中心です。支払業務の専用システムは、請求書との突き合わせや承認記録まで含めて管理できる点が異なります。請求書発行・入金管理のシステム化については請求書発行・入金管理のシステム化、どこから始めればいいかを参考にしてください。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）