バックオフィスのクラウド化とセキュリティ

経理や労務の業務をクラウドサービスに移行する際、「データを外部のサービスに預けて大丈夫か」という不安を感じることがあります。この記事では、クラウド化を検討する際に気をつけたいセキュリティのポイントを整理します。

経理のシステム化・バックオフィス業務支援

あなたの会社のエクセル、見せてもらえれば変えられる場所が見えます。

クラウドサービスを選ぶときに確認したいこと

無料のクラウドサービスは、導入のハードルが低い反面、データの保管場所や、サービス終了時の対応が不明確なことがあります。業務の基幹データ（給与、顧客情報など）を扱う場合は、有料で実績のあるサービスを選ぶことをおすすめします。

クラウド化によって、どこからでもアクセスできる利便性が得られる一方、権限の設定を誤ると、情報漏えいのリスクも高まります。担当者ごとに、必要な範囲だけアクセスできるよう権限を分けることで、リスクを抑えられます。

記帳代行やシステム化を外部に依頼する場合、委託先がどのようにデータを管理しているかも、重要な確認点です。秘密保持契約の確認ポイントは経理のシステム化・記帳代行の秘密保持契約(NDA)、何を確認すべきかを、委託先が倒産した場合のリスクについては記帳代行会社が倒産・廃業したらどうなるかを参考にしてください。

Q. クラウドサービスは、自社でサーバーを管理するより危険ですか？

A. 一概には言えません。信頼できるクラウドサービスは、専門の体制でセキュリティを管理しているため、自社で管理するより安全なケースも多くあります。

Q. 無料のクラウドサービスを使う場合、注意すべきことはありますか？

A. 無料サービスは、データの保管場所や、サービス終了時の対応が不明確なことがあります。業務の基幹データを扱う場合は、有料で信頼性の高いサービスを選ぶことをおすすめします。

Q. クラウド化すると、データが他社に見られる心配はありますか？

A. 信頼できるサービスであれば、利用者のデータが他の利用者に見られることはありません。利用規約で、データの取り扱い方針を確認しておくと安心です。

Q. 社内のアクセス権限は、どう設定すればいいですか？

A. 担当者ごとに、必要な範囲だけアクセスできるよう権限を分けることをおすすめします。全員が全てのデータにアクセスできる状態は、情報漏えいのリスクを高めます。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）

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Back Office

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