業務改善の相談で「どこから手をつければいいか分からない」という声をよく聞きます。闇雲に効率化を試みる前に、業務のムダを一定の順番で見直す方法があります。それがECRS（イクルス）です。この記事では、ECRSの4つの視点と、実際に業務を見直す手順を整理します。

システム開発

「思っていたのと違う」を繰り返さないシステム開発があります。

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ECRSとは何か

ECRSとは、業務改善の検討順序を示す4つの視点の頭文字です。E（Eliminate：排除）、C（Combine：結合）、R（Rearrange：交換）、S（Simplify：簡素化）の順に検討します。この順番には理由があり、効果の大きいものから先に検討することで、無駄な作業を避けられます。

視点問い効果の大きさ
E：排除その業務は、そもそもなくせないか最も大きい（業務自体が消える）
C：結合複数の業務を、一つにまとめられないか大きい（重複作業がなくなる）
R：交換順番や担当を、入れ替えられないか中程度（手待ちや移動が減る）
S：簡素化やり方を、もっと簡単にできないか小さい〜中程度（1回あたりの手間が減る）

E：排除｜その業務は、そもそも必要か

最初に検討するのは、その業務をなくせないかです。「昔からやっているから」という理由だけで続いている業務は、目的を確認すると、なくせることがあります。

  • 誰も見ていない報告書を作り続けていないか
  • すでに他のデータと重複している集計はないか
  • 承認のためだけの承認（形だけのハンコ）になっていないか

なくせる業務が見つかれば、それ以降のC・R・Sを検討する必要がなくなります。効果が最も大きい視点です。

自社の場合に当てはめて整理したい方は、システム開発について相談する →

C：結合｜複数の業務を、一つにまとめられないか

次に検討するのは、似た業務や、同じデータを扱う業務をまとめられないかです。

  • 同じ内容を、複数の書類やシステムに、別々に入力していないか
  • 似た会議を、別の日に何度も開いていないか
  • 複数の担当者が、それぞれ同じ確認をしていないか

入力や確認をまとめると、二重入力によるミスも減らせます。

R：交換｜順番や担当を、入れ替えられないか

業務の順番や、担当する人を入れ替えることで、待ち時間や移動を減らせないかを検討します。

  • 承認の順番を変えると、差し戻しが減らないか
  • 担当を交代すると、専門性の高い人がより活きないか
  • 作業の場所を変えると、移動の手間が減らないか

S：簡素化｜やり方を、もっと簡単にできないか

ここまでで残った業務について、やり方そのものを簡単にできないかを検討します。

  • 手書きの記入を、選択式にできないか
  • 複数の承認者を、一人の承認で済ませられないか
  • 毎回作り直している資料を、テンプレート化できないか

ここまで進めても手間が残る業務が、システム化を検討する候補になります。

ECRSを実際の業務に当てはめる手順

  1. 対象の業務を一つ選び、手順を書き出す（業務フローの可視化が済んでいると進めやすい）。
  2. 書き出した手順の一つずつに、E→C→R→Sの順で問いを当てる。
  3. E（排除）で答えが出た手順は、そこで検討を終える。
  4. 答えが出なかった手順だけ、次の視点（C→R→S）に進む。
  5. 見直した手順を、関係者と確認してから実行する。

一度にすべての業務に当てはめようとせず、まず一つの業務で試すと、進め方の感覚がつかめます。

ECRSで見直した後、次にすること

ECRSで手順を減らしても、なお手間がかかる業務が残ることがあります。その部分は、業務システム開発で仕組みにする候補になります。逆に、システム化を検討する前にECRSで見直すと、無駄な機能を作らずに済みます。

よくある質問

Q. ECRSは、どの業務にも使えますか？

A. 手順が繰り返し発生する業務であれば使えます。一度きりの業務や、判断そのものが目的の業務には向きません。

Q. ECRSと5W1Hは、どう違いますか？

A. 5W1Hは業務の現状を把握するための問いです。ECRSは、把握した業務をどう変えるかを考える4つの視点です。まず5W1Hで業務を書き出し、そのあとECRSで見直す順番が進めやすくなります。

Q. E（排除）が一番効果的というのは本当ですか？

A. その業務自体をなくせれば、以降のC・R・Sを検討する必要がなくなるため、最も効果が大きい傾向があります。ただし、なくせる業務は多くないため、実際にはCとSを使う場面が多くなります。

Q. ECRSで見直した後、システム化は必要ですか？

A. 必要とは限りません。ECRSで手順を減らしただけで十分なこともあります。手順を減らしたうえで、なお手間がかかる部分がシステム化の候補になります。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）

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