業務の一部を改善しても、全体のスピードが変わらないことがあります。原因は、改善した場所が、本当のボトルネック（流れを止めている場所）ではなかったことにあります。この記事では、業務のボトルネックを見つけて、優先して対処する方法を整理します。
ボトルネックとは何か
ボトルネックとは、業務の流れの中で、最も時間がかかり、全体の速さを決めている工程です。びんの首（ボトルネック）が細いと、いくら本体が広くても、そこで流れが決まることが語源です。
ボトルネックではない場所を改善しても、効果が出ない理由
業務の流れが、A→B→C→Dの順で進むとします。Cの工程に時間がかかっている場合、A・B・Dをどれだけ早くしても、全体の完了時間はCの速さで決まります。ボトルネックを見つけずに改善すると、労力をかけても効果が出ません。
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ボトルネックを見つける手順
- 業務の流れを、工程ごとに書き出す（業務フローの可視化が済んでいると進めやすい）。
- 各工程に、実際にかかっている時間や、待ち時間を書き出す。
- 最も時間がかかっている工程、または、次の工程が待たされている工程を特定する。
- その工程に絞って、原因を確認する（なぜなぜ分析が使える）。
ボトルネックを見分ける3つのサイン
| サイン | 具体例 |
|---|---|
| 前工程からの滞留 | その工程の前に、仕事が積み上がっている |
| 特定の人への集中 | その工程だけ、特定の担当者に依存している |
| 後工程の手待ち | その工程が終わるのを、他の担当者が待っている |
ボトルネックを解消する2つの方向
- その工程自体を、速くする、または簡単にする（ECRSの視点で見直す）
- その工程にかかる負荷を、他の工程や人に分散する
一つのボトルネックを解消すると、別の工程が新しいボトルネックになることがあります。継続して確認し、次に詰まっている場所を見つける必要があります。
よくある質問
Q. ボトルネックは、いつも同じ場所にありますか？
A. 一つのボトルネックを解消すると、別の場所が新しいボトルネックになることがあります。継続して確認する必要があります。
Q. ボトルネックの担当者を、増やせば解決しますか？
A. 人を増やすことで解決する場合もありますが、まず、その工程で何が時間を取っているかを確認してから判断します。手順自体にムダがある場合、人を増やしても改善しないことがあります。
Q. ボトルネックが、複数同時にある場合はどうすればいいですか？
A. 全体の流れを最も止めている一つから着手します。同時にすべてを解消しようとすると、どれも中途半端になりがちです。
Q. ボトルネックの見つけ方は、業務フローの可視化とは違いますか？
A. 業務フローの可視化は、業務の流れ全体を書き出す作業です。ボトルネックの分析は、その流れの中で、どこが詰まっているかを特定する作業です。可視化の後に行うと進めやすくなります。
発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）
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