「確認したはずなのに、ミスが起きた」という経験は、多くの職場にあります。ダブルチェックを導入していても機能しない場合、確認する仕組みそのものに原因があることが少なくありません。この記事では、ミスを防ぐダブルチェックの設計方法を整理します。

システム開発

「思っていたのと違う」を繰り返さないシステム開発があります。

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ダブルチェックが機能しない、よくある原因

  • 2人目が、1人目と同じ見方・同じ順番で確認している
  • 確認する範囲が決まっておらず、「なんとなく見る」になっている
  • 忙しいときほど、確認が形だけになる
  • ミスが起きても、なぜ見逃したかを振り返っていない

ミスの起きやすい場面を、先に特定する

ダブルチェックを、すべての業務に一律で入れると、負担が増えるだけで効果が薄まります。まず、ミスが起きたときの影響が大きい場面を特定します。

場面の例ミスが起きたときの影響
金額の入力・計算請求や支払いの誤りにつながる
個人情報を含む書類情報漏えいや、信用の失墜につながる
対外的な文書（契約書・見積書）取引先との認識のズレにつながる
システムへの一括登録誤りが多数の記録に波及する

自社の場合に当てはめて整理したい方は、システム開発について相談する →

確認の観点を変える、3つの工夫

1. 確認する人を変える

作った本人が確認すると、思い込みのまま見落とします。作成者と確認者を分けます。

2. 確認する順番を変える

作成した順番のまま確認すると、同じ流れで見落とします。逆順で確認する、結果から確認するなど、視点を変えます。

3. 確認する観点を絞る

「全体をなんとなく見る」のではなく、「金額の桁」「宛先」「日付」のように、確認する項目を先に決めておきます。項目を絞ると、確認にかかる時間も短くなります。

ダブルチェックを仕組みにする手順

  1. ミスの影響が大きい業務を特定する。
  2. その業務で、確認すべき項目を書き出す（金額、日付、宛先など）。
  3. 確認する人と、作成する人を分ける。
  4. 確認した記録を残す（チェック欄への記入など）。
  5. ミスが起きたら、どの項目の確認が抜けていたかを振り返り、項目を見直す。

ダブルチェックだけに頼らない方法

人の確認だけに頼ると、疲労や慣れによって見逃しが起きます。入力の形式を制限する、計算を自動化するなど、システム側でミスの発生自体を防ぐ方法もあわせて検討します。ミスが起きやすい業務が標準化されていない場合は、業務の標準化から見直すと、確認すべき項目も明確になります。

よくある質問

Q. ダブルチェックをしても、ミスが見つからないことがあります。なぜですか？

A. 2人目が1人目と同じ見方で確認していると、同じ見落としを繰り返します。確認する観点を変える、または確認する順番を変えると、見つかりやすくなります。

Q. すべての業務にダブルチェックを入れるべきですか？

A. 必要ありません。ミスの影響が大きい業務（金額、個人情報、対外的な書類など）に絞って導入します。すべてに入れると、確認する側の負担が増え、かえって形だけになります。

Q. ダブルチェックの担当は、誰でもいいですか？

A. 誰でも良いわけではありません。確認する人が、確認する内容を理解していないと、形だけの確認になります。

Q. ダブルチェックの代わりに、システム化でミスを防ぐことはできますか？

A. 入力の形式を制限したり、計算を自動化したりすることで、人が気づく前にミスの発生自体を防げます。ダブルチェックと組み合わせると、より確実になります。

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