システム開発会社に相談するとき、「まず要件をまとめなければ」「仕様書がないと話にならない」と身構えてしまうことがあります。実際に、相談の場で先に必要になるのは、立派な資料ではなく、今の仕事がどう流れているかです。この記事では、相談の前に整理しておくと話が早く進む5つのことと、整理できていなくても困らないことを、分けて説明します。

システム開発

「思っていたのと違う」を繰り返さないシステム開発があります。

まず、業務の流れを聞かせてください →

相談の前に整理しておくと、話が早くなる5つのこと

整理しておくこと伝える内容決まっていないときは
1. 困っている仕事どの業務で、何に時間がかかっているか、どこで間違いが起きるか「毎月の集計がつらい」のような一言で構わない
2. 今のやり方使っているExcel、紙の帳票、ツールと、その担当者画面や帳票を1枚見せられれば十分
3. 関わる人その業務に関わる人数と、使う人の役割おおよその人数でよい
4. 変えたくないこと今のやり方のうち、残したい部分、他システムとの連携思いつく範囲でよい
5. 期限や事情いつまでに変えたいか、制約になっている事情決まっていなければ、決まっていないと伝える

まだ決まっていなくてよいこと

次のことは、相談の前に決めておく必要がありません。決まっていないまま来ていただいて構いません。

  • 作りたいシステムの機能の一覧
  • 使う技術や、システムの構成
  • 予算の確定額（範囲が決まっていなくても、相談の中で整理できます）
  • 画面のイメージ

これらは、業務の流れを聞いたうえで、開発会社が一緒に整理する部分です。最初から自社で決めようとすると、実際の業務に合わない要件になりやすくなります。

自社の場合に当てはめて整理したい方は、システム開発について相談する →

共有すると話が具体的になる資料

  • 普段使っているExcelや帳票（顧客名や個人情報は伏せたもの）
  • 業務の流れを書いたメモ（手書きでも構わない）
  • 今のシステムやツールの名前と、困っている点

資料がなくても、口頭で業務の流れを説明できれば、相談は始められます。

相談の当日、聞かれることの例

  • その業務は、誰が、どのくらいの頻度で行っているか
  • 今のやり方で、いちばん手間がかかる部分はどこか
  • 間違いが起きたとき、どう気づき、どう直しているか
  • 他の業務や、他のシステムとつながっている部分はあるか
  • いつまでに、どのくらい変えたいか

答えられない質問があっても、問題ありません。「分からない」と答えること自体が、整理すべき点の手がかりになります。

相談のあと、どう進むのか

相談で業務の流れを整理したあと、システム開発では、契約の前に主要な機能を動かして、自社の業務に合うかを確かめる進め方があります。確認する範囲、期間、費用の条件は、着手の前に案内されます。全体の流れは、システム開発の進め方｜相談から本番導入までの流れで説明しています。費用の考え方は、システム開発の費用相場 完全ガイドを参考にしてください。開発会社を比べる場合は、システム開発会社の選び方が役立ちます。

よくある質問

Q. システム開発の相談の前に、仕様書は必要ですか？

A. 必要ありません。今の仕事の流れと、困っていることを、一言で伝えていただければ十分です。何を作るかが決まっていない段階から相談できます。

Q. 予算が決まっていなくても、相談できますか？

A. できます。予算が決まっていない場合は、範囲によってどのくらい変わるのかを、相談の中で一緒に整理します。費用は、業務の規模と要件によって変わります。

Q. 相談したら、契約しなければいけませんか？

A. いいえ。相談したからといって、契約する義務はありません。相談の内容を整理し、契約前に何を動かして確かめるかを決めたうえで、次に進むかを判断していただけます。

Q. 資料を共有するとき、注意することはありますか？

A. 顧客名や個人情報は、伏せたものをご用意ください。伏せた状態の帳票やExcelの画面で、業務の流れは十分に伝わります。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）