Slackを便利に使い続けるためにこそ、タスクを分離する
Slackは優れたコミュニケーションツールです。しかし、外注先や業務委託スタッフとのやり取りが増えてくると、いつの間にかチャンネルがタスクの置き場になっていることに気づきます。「例の件、どうなりましたか」という一行が流れてきて、慌てて遡る。Slackを手放す必要はありません。問題は「チャットの中にタスクが混在している」という構造にあります。
Slackがタスクで埋まる構造
外注先ごとにチャンネルを作ります。最初は整理されていますが、案件が増えるにつれてチャンネルも増えます。1つのチャンネルに複数の依頼が混在し始め、「どのメッセージが未対応なのか」が把握できなくなります。見逃しが増え、依頼したことを忘れて二重発注する、納期を確認し損ねるといった事態が重なり、管理コストが跳ね上がります。
「Slackでタスク管理」の一般的な解決策とその限界
絵文字リアクションで進捗を表す方法は、外注先との間で同じルールを共有するのが難しく、社内だけの運用になりがちです。スレッド機能は、スレッドが増えると「どのスレッドが未完了か」を把握するのが難しくなります。これらが機能しない根本の理由は、Slackがチャットツールとして設計されているからです。
「チャットとタスクを層として分ける」アーキテクチャ
チャット層では、コミュニケーションだけを行います。確認、相談、報告、雑談。メッセージは流れていくもので構いません。タスク層では、依頼の状態を管理します。誰に何をいつまでに依頼したか、進捗はどうか、完了したか。これは流れてはいけない情報です。
Slackをやめずに済む理由
外注先との関係は、ツールを変えにくい事情があります。相手がすでにSlackに慣れていたり、複数のクライアントとSlackを使っていたりします。チャットとタスクを分離する考え方なら、外注先のSlack環境はそのまま変えなくて済みます。変わるのは自分側の管理方法だけです。
PaqutとSlackの連携方法
Slackで外注先から依頼が来たとします。そのメッセージを確認したら、Paqutに新しいタスクとして起票します。タイトル、担当者、期日を設定して保存するだけです。以降、進捗の確認はPaqutで行います。Slackに流れてしまったメッセージを遡る必要がなくなります。Paqutは複数の外注先を横断して一覧で見られるため、「今、誰に何を依頼しているか」が常に把握できます。
移行時の具体的なステップ
ステップ1：Paqutにアカウントを作り、現在Slackで管理している外注依頼をリストアップします。ステップ2：そのリストをPaqutのタスクとして登録します。ステップ3：翌日からはSlackで新しい依頼が発生した時点でPaqutに起票するルールを自分の中に作ります。ステップ4：1週間後にSlackのチャンネルを開く頻度を振り返ります。タスク確認のためにSlackを開く回数が減っていれば、分離が機能している証拠です。
よくある質問
外注先にもPaqutを使ってもらう必要がありますか？
ありません。Paqutは発注側だけが使うツールとして成立します。外注先は引き続きSlackやメールでやり取りするだけで、発注側がその内容をPaqutに転記して管理します。
今あるSlackの運用を変える必要がありますか？
基本的には変えなくて構いません。Slackのチャンネル構成はそのままで、タスク情報だけをPaqutに移すイメージです。
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