ChatWorkは、外注先とのやりとりに広く使われているビジネスチャットです。外注先の数が増え、動いている案件が増えてくると、ある時点で「なんとなくうまく回っていない」という感覚が生まれます。この記事では、ChatWorkをタスク管理に使い続けることで生じる3つの限界と、「ツールを捨てずに層を分ける」という解決アプローチをお伝えします。
限界① 依頼がトークルームの流れに埋もれる
ChatWorkには「タスク機能」があります。しかし実際の運用では、依頼の多くはメッセージとして会話の中に書かれます。「例の件、〇〇までにお願いします」という一文が流れていく。ピン留めで残そうとしても、枠はすぐに埋まります。外注先との会話が活発になるほど、重要な依頼ほど「見つからない」状態に陥っていきます。
限界② 誰が何をやっているか一覧できない
外注先が3社、5社、10社と増えてくると、「いまどの案件がどこにあるか」を正確に答えられる人は社内にいなくなります。ChatWorkのタスク機能は、ルームごとに分断されています。「自分が依頼しているタスクの全体像」を把握する機能はほぼないに等しい。管理する側の視点が抜け落ちている——これが外注管理を複数抱える会社にとって、最も致命的な限界です。
限界③ 会話とタスクが分離できない
ChatWorkでは、会話の文脈とタスクの状態が別々に存在します。メッセージを遡って「あの依頼」を探し、タスクの状態を手動で更新し、また会話に戻る。このループが案件ごとに発生します。「管理ではなく管理に時間を使っている」と感じ始めたとき、それはシステムの設計が追いついていないサインです。
ChatWorkをやめなくていい理由
外注先との連絡手段を変えることは、思った以上にコストがかかります。先方がChatWorkに慣れていれば、移行の説得から始めなければならない。ChatWorkはコミュニケーションツールとして、今の仕事に十分なじんでいます。問題は「タスク管理まで任せようとしていること」にあります。
チャットとタスク管理を「層を分ける」という発想
解決のアプローチは、ツールを変えることではなく「役割を分けること」です。ChatWorkはこれまで通り使う。通知・連絡・リアルタイムのやりとりはチャットが担う。「誰が何をいつまでにやるか」という構造的な情報は、タスク管理専用の場所に置く。
PaqutとChatWorkを組み合わせる
Paqutは、外注先・社外メンバーとのタスク管理に特化したツールです。ChatWorkとの連携では、タスクのステータスが変わったときに自動で通知が届く設定ができます。ChatWorkを捨てる必要はありません。Paqutは「タスク管理の層」として機能し、ChatWorkは「コミュニケーションの層」として今まで通り機能します。
よくある質問
ChatWorkのタスク機能で十分ではないですか？
依頼相手が少なく、案件の数も限られている段階では十分に機能します。ただ、複数の外注先に複数の案件を同時に動かすようになると、「全体を一画面で見る」ことができないことが支障になります。ChatWorkのタスク機能はルームごとに分断されているため、横断的な進捗把握には向いていません。
外注先にも新しいツールを使わせる必要がありますか？
Paqutの場合、外注先はアカウントを作成し、割り当てられたタスクのステータスを更新するだけです。複雑な操作は不要で、受け入れてもらいやすい設計になっています。
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