経理の手間を減らしたいとき、「記帳代行に任せる」のか「システム化する」のかで迷うことがあります。どちらも手間を減らす方法ですが、解決できることが異なります。この記事では、両者の違いを整理します。
記帳代行と、システム化の違い
| 記帳代行 | システム化 | |
|---|---|---|
| 解決すること | 日々の入力や処理の作業そのものを、外部に任せる | 業務の流れや、入力の手間そのものを、仕組みで減らす |
| 自社に残ること | 確認や、最終的な判断 | 日々の運用（入力は減るが、ゼロにはならない |
| 属人化への効果 | 担当者が変わっても、外部が対応するため影響が少ない | 手順が仕組みに組み込まれ、属人化が解消されやすい |
| 向いている状況 | 作業量が多く、人手が足りない | 手順がバラバラで、ミスや手間が多い |
どちらを先に検討すべきか
今、最も負担になっているのが「作業量そのもの」であれば、記帳代行が先の候補になります。「手順がバラバラで、ミスや確認の手間が多い」のであれば、システム化が先の候補になります。バックオフィスの外注・内製の判断もあわせて参考にしてください。
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両方を組み合わせる進め方
記帳代行とシステム化は、どちらか一方を選ぶものではありません。日々の実務は記帳代行に任せつつ、手間の大きい業務（資金繰りの管理や、請求業務など）をシステム化するなど、組み合わせることができます。費用の考え方は、経理のシステム化の費用はどう決まるかを参考にしてください。
よくある質問
Q. 記帳代行と、システム化を、両方やってもらうことはできますか？
A. できます。多くの会社が、両方に対応しています。日々の実務は記帳代行に任せ、手間の大きい部分はシステム化する、という組み合わせも一般的です。
Q. 記帳代行だけだと、将来的に困ることはありますか？
A. 担当者が変わったときの引き継ぎや、自社でデータを活用したいときに、システム化されていないと手間がかかることがあります。
Q. システム化だけして、記帳の実務は自社で続けることはできますか？
A. できます。システム化によって入力や集計の手間を減らしたうえで、確認や最終的な処理は自社で行う、という形も選べます。
Q. どちらを先に検討すべきですか？
A. 今、最も時間を取られているのが「作業そのもの」であれば記帳代行、「仕組みが整理されていないこと」であればシステム化が先になります。
労務のシステム化と社労士への委託の違いも参考にしてください。
発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）
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