システム開発の発注で後悔しない会社がやっていること

「システム開発を外注したが、思っていたものと全然違った」という話を、中小企業の経営者からよく聞く。完成品を見て初めて「あれ？」となる。その頃には費用の大半を支払い終わっている。なぜそうなるのか、そして後悔しない会社は何が違うのかを考えてみたい。

後悔するパターンには共通点がある

発注の失敗は、だいたい三つのパターンに収まる。

一つ目は、仕様が曖昧なまま進めてしまうこと。「使いやすいシステムを作ってほしい」という依頼は、開発会社には何も伝わっていない。誰が、どの場面で、何をしたいのか。その具体性がないと、開発側は自分たちの解釈で作るしかなくなる。完成品が「自分の想像と違う」のは、最初から想像の中身が共有されていなかったからだ。

二つ目は、安さで選ぶこと。複数社から見積もりを取って、一番安いところを選ぶ。気持ちはわかる。でも安さには理由がある。機能を削っているか、品質が低いか、保守費用が別途かかるかのどれかだ。完成後のサポートが薄い会社を選ぶと、使い始めてからの問題に対応してもらえなくなる。

三つ目は、完成品を見て初めて触ること。開発が終わってから「ここが使いにくい」「この画面の順番がおかしい」と気づいても、修正には追加費用がかかる。最初の設計に戻るほどの変更なら、もう一度作るに近いコストになることもある。

後悔しない会社がやっていること

動くものを先に見る

後悔しない発注者は、契約前あるいは開発の早い段階でプロトタイプ（試作品）を確認している。画面の流れ、操作感、データの見え方。これらは文字の仕様書では伝わらない。実際に触ってみると、頭の中のイメージと全然違うことがある。その発見を早い段階でできるかどうかが分岐点だ。

現場を見せる

システムを使う現場の人間に、開発会社のメンバーを会わせている会社は強い。経営者の言葉と現場の言葉は違う。「受注処理」という単語一つでも、現場では「FAXを手で打ち直す作業」だったりする。その実態を開発側が知っているかどうかで、出来上がるものの精度がまるで変わる。

撤退基準を決める

これを最初に決める会社は少ないが、決めている会社は賢い。「このフェーズが終わって効果が出なければ、次には進まない」という基準を持っておくと、ズルズルと費用をかけ続けるリスクが減る。開発会社と一緒に撤退基準を考えられるかどうか、それ自体が良いベンダーを見分ける指標にもなる。

発注前の問いかけ一つ

発注を検討しているベンダーに、こう聞いてみてほしい。「契約前に動くプロトタイプを見せてもらえますか」と。そこでの反応が、その会社の姿勢を教えてくれる。嫌がる会社、追加費用を求める会社、逆にすんなり見せてくれる会社。答え方で、どういう関係性になるかが大体わかる。

後悔しない発注は、良いシステムを作ることと同じくらい、良いパートナーを選ぶことだと思っている。