オフィスの賃貸借契約や、複合機・車両などのリース契約は、更新のタイミングに気づかず自動更新され続けたり、解約の通知期限を逃してしまったりすることがあります。この記事では、これらの契約更新管理をデジタル化する際のポイントを整理します。

経理のシステム化・バックオフィス業務支援

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契約更新で起きていること

契約時の担当者が異動・退職すると、契約内容や更新条件を知る人がいなくなり、使っていない設備のリース料を払い続けてしまうことがあります。解約には数か月前の通知が必要なケースも多く、気づいた時には手遅れということもあります。

デジタル化で変わること

契約の更新期限や解約通知期限を事前に通知する仕組みにすることで、気づかないうちに自動更新され続ける問題を防げます。拠点ごとに分散していた契約情報を一覧で管理できれば、本部で全体のコストを把握しやすくなります。

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どこまでの仕組みが必要か見極める

契約件数が少なければ、表形式の管理で十分な場合もあります。契約数が増え、拠点や設備の種類が多くなってきた段階で、専用システムの検討に進むのが無理のない進め方です。

他の契約書管理との関係

リース契約以外の契約書全体の管理に課題がある場合は契約書管理｜「あの契約書どこ？」から抜け出せない問題も参考にしてください。

よくある質問

Q. リース契約の更新管理は、契約書管理と同じ仕組みでいいですか？

A. 期限管理という点では似ていますが、リース契約は自動更新条項や解約の通知期限など、契約書一般より細かい条件管理が必要になることが多いです。

Q. リース契約が自動更新される場合、何に気をつけるべきですか？

A. 使っていない設備が自動更新され続けて、知らないうちにコストが積み重なるケースがあります。更新前に利用状況を確認するタイミングを仕組み化することが重要です。

Q. 複数の拠点でリース契約を結んでいる場合、どう管理すればいいですか？

A. 拠点ごとに契約情報が分散すると、全体のコストや契約状況を把握しづらくなります。一覧で管理できる仕組みにすることで、本部での把握が可能になります。

Q. 小規模な会社でも、システム化する価値はありますか？

A. 契約件数が少なければ、表形式の管理で十分な場合もあります。契約数が増え、拠点や設備の種類が多くなってきた段階で検討する価値が高まります。

発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）