外注先からの情報収集に時間がかかりすぎる問題
コンサルティング会社や広告代理店では、「自社のスタッフ」「外注先」「クライアント」という三者が常に絡み合います。自社スタッフが外注先をディレクションし、その結果をクライアントに報告する。このチェーンが一本でも弱ければ、報告のたびに情報収集からやり直すことになります。
「週次報告の前日に外注先に進捗を聞く」という運用をしている会社は多いです。しかしそのたびにメールやチャットで確認し、返答を待ち、それをまとめ直すという工程が発生します。外注先が複数いると、この収集作業だけで半日消えることもあります。本来ならクライアントへの提案や改善策に使うべき時間です。
進捗情報の「翻訳コスト」を減らす設計
外注先が報告する情報と、クライアントが知りたい情報は必ずしも一致しません。外注先は作業の詳細を報告しますが、クライアントが見たいのはプロジェクト全体の進行状況です。この「翻訳」をするのが自社スタッフの仕事になっていますが、翻訳のもとになる情報が整理されていなければ、翻訳作業そのものに余計な時間がかかります。
タスク管理を「情報の一次置き場」にする
外注先に依頼するとき、内容と期限と担当をタスクとして登録します。外注先はそのタスクに対して進捗を更新します。自社スタッフはタスクのステータスを見れば、いちいち連絡しなくても状況を把握できます。クライアントへの報告資料はこのタスク一覧を見ながら作成できます。これだけで報告準備の工数は大幅に下がります。
クライアントへの透明性をどこまで確保するか
クライアントによっては、進捗状況を直接確認したいというニーズがあります。外注先も含めたタスク管理ツールをクライアントと共有するかどうかは、案件の性質によって判断が分かれます。共有する場合は、クライアントに見せる情報の粒度をあらかじめ設計しておくことが重要です。細かすぎる作業ログを見せると、かえって不安を生む場合もあります。
報告の型を標準化して属人化を防ぐ
担当者が変わるたびに報告フォーマットが変わる会社は、クライアントからの信頼を失いやすい。タスク管理の構造を標準化しておけば、担当者が変わっても同じ形式で情報を取り出せます。外注先への依頼方法とクライアントへの報告様式を連動させておくことが、スケーラブルなコンサル・代理店運営の基盤になります。
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