外注先やフリーランスとの進捗共有で、チャットが流れてしまったり確認漏れが起きたりしていないだろうか。Paqutはそうした越境チームのために設計されたタスク管理ツールで、ワークスペースの作成から外部メンバーの招待まで3分もあれば完了する。この記事では実際の手順をそのまま紹介する。

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Paqutとは何か

Paqutは「社内チームと外部パートナーが同じボードで動ける」ことを前提に設計されたタスク管理ツールだ。既存のツールが社内利用を軸に外部連携を後付けしているのに対し、Paqutは最初から越境チームの運用を想定して作られている。

特徴は三つある。外部ゲストを何人招待しても追加料金がかからないこと、社内メンバーと外部ゲストのアクセス範囲を切り分けられること、そして招待リンク一本で相手がその日から動けることだ。導入のハードルを下げ、外注先やフリーランスとのやりとりをチャットからタスクボードへ移行しやすくしている。

ワークスペースを作成する

Paqutのサイトからアカウントを作成すると、最初にワークスペースの作成を求められる。ワークスペース名には自社名やプロジェクト名を入れておくとあとで管理しやすい。たとえば「株式会社〇〇 / 制作管理」のような形でもかまわない。

ワークスペースの作成は入力項目が少なく、フォームを埋めて「作成」ボタンを押すだけで完了する。この時点ではまだ自分一人だけのワークスペースなので、ここからグループとメンバーを追加していく。

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グループを作成してタスクを追加する

ワークスペースの中にはグループを複数作れる。グループは案件単位でも担当者単位でも切り方は自由だ。たとえば「Aクライアント向けLP制作」「毎月の請求書処理」のように案件ごとに分けると、後から確認したいときに迷わない。

グループを作成したら、中にタスクを追加する。タスクには件名のほか、担当者・期日・ステータスを設定できる。ステータスは「未着手→進行中→完了」の流れで動かすだけなので、複雑なルール設定なしにそのまま運用に入れる。タスクの追加はカードを作る感覚で直感的に操作できる。

外注先・フリーランスを招待する

外部メンバーへの招待は招待リンクだけで完結する。グループの設定から招待リンクを発行し、そのURLを相手に共有するだけだ。相手がPaqutのアカウントを持っていなくても、リンクを踏んだその場でアカウント登録して参加できる。

外部ゲストはリンクで招待されたグループの中だけを見ることができる。ワークスペース全体の他のグループや社内メンバーの情報には触れられない仕組みになっている。これが社内メンバーと外部ゲストのアクセス分離の仕組みだ。外注先や複数のフリーランスにそれぞれ別のグループを割り当てれば、情報が混在することなく並行して案件を管理できる。

外注先に案件を渡すときの初期設定の順番

Paqutは招待した当日から動けるが、最初にボードの中身を整えておくと、相手が迷わずに済む。招待リンクを送る前に、次の順で準備しておくとよい。

  1. グループ名を案件名にする。相手が開いた瞬間に、何の案件かが分かる名前にしておく
  2. 最初のタスクを数件だけ入れておく。空のボードを渡すより、最初にやることが見えているほうが動き出しやすい
  3. 担当者と期日を必ず入れる。担当が空欄のタスクは、誰も動かないまま残りやすい
  4. タスクの説明欄に、完了の条件を書く。「納品」ではなく「指定のフォルダにデータを置いたら完了」のように、終わりが判断できる書き方にする
  5. 連絡の置き場所を決める。進捗はタスク上で更新し、質問や補足もタスクに書いてもらうようにお願いしておく

ステータスの意味を最初に揃えておく

ステータスは未着手、進行中、完了の流れで動かすだけの単純なものだが、言葉の受け取り方が人によって違うと、ボードの見方がずれてしまう。たとえば「進行中」は着手した時点なのか、作業がほぼ終わった段階なのかを決めておく。

ステータス決めておきたいこと
未着手依頼を受けて、まだ手をつけていない状態。受けられない場合は、ここで止めずに理由を伝えてもらう
進行中実際に作業を始めた状態。確認待ちのときはタスクにその旨を書く
完了依頼側が受け取って確認できた状態か、外注先が作業を終えた状態か。どちらを完了とするかを決める

この取り決めは、招待の連絡に一言添えるだけで足りる。ルールを長く説明するより、最初のタスクで実際に一度動かしてもらうほうが伝わりやすい。

よくある質問

外部ゲストは何人まで招待できますか

無料プランでも外部ゲストの招待人数に上限はない。複数の外注先やフリーランスを同時に招待して、それぞれ別のグループで管理することができる。

外部ゲストが他のグループを見てしまうことはありますか

ない。外部ゲストは招待されたグループのみにアクセスできる設計になっている。別の外注先のタスクや社内専用のグループは表示されない。

招待リンクの有効期限はありますか

招待リンクは発行後に管理者が無効化しない限り使い続けられる。新しい担当者に引き継ぐときも同じリンクを共有するだけでよいので、都度設定し直す手間がない。

スマートフォンからも使えますか

ブラウザ経由でスマートフォンからも操作できる。外注先が現場や移動中にステータスを更新するといった使い方にも対応している。

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