結論を先に。 中小企業で「一人情シス」問題が起きるのは、専任の情報システム部門を置く予算・人員的な余裕がなく、たまたまITに詳しい社員が総務や経理と兼任でシステム管理を担っているうちに、その人にしか分からない設定・パスワード・業者との関係が積み上がっていくためです。本人に悪気はなく、日々の業務をこなしているだけですが、気づけばそのシステムがどう動いているかを説明できるのはその人だけ、という状態になります。この状態は、担当者が休職・退職した瞬間に、会社の基幹システムがブラックボックスとして残される重大なリスクです。この記事では、一人情シスが生まれる構造と、対策を整理します。
なぜ「一人情シス」が生まれやすいのか？
理由は大きく3つあります。
- 専任のIT担当者を採用する予算的余裕がない：中小企業では情報システム部門を独立させるほどの規模がなく、「ITに詳しそうな人」が他業務と兼任でシステム管理を任されるケースが一般的です。
- 属人化が進んでも問題が表面化しにくい：システムが問題なく動いている限り、担当が1人に集中していることのリスクは可視化されず、経営層が気づきにくい構造になっています。
- ドキュメント化する時間的余裕がない：兼任の担当者は本来の業務に加えてシステム管理をこなしているため、設定内容や業者とのやり取りを記録に残す余裕がなく、頭の中で完結させてしまいます。
現場での実感。 システムのご相談では、「担当していた社員が急に辞めることになり、パスワードも業者の連絡先も何も分からなくなった」というお話を伺うことがあります。担当者が悪いわけではなく、日々の業務に追われる中でドキュメント化する余裕がなかっただけというケースがほとんどです。属人化に気づいた時点でドキュメント化に着手するだけで、このリスクは大きく下がります。
一人情シス問題を放置するとどうなるか？
担当者が休職・退職した場合、システムの不具合対応やパスワードの再設定すらできなくなり、業務が完全に停止するリスクがあります。業者との契約内容や更新時期が分からなくなり、不要な契約が自動更新され続けることもあります。また、担当者本人にとっても、休みが取りづらい・代わりがいないというプレッシャーが常にかかり続け、心身の負担が蓄積します。
一人情シス問題への対策とは、何をすることか？
すぐに専任部門を作る必要はありません。まず押さえるべきは、担当者の頭の中にある情報を、外部から参照できる形で残すという発想です。
システム・契約情報を一覧化したドキュメントを作る
使用しているシステム、契約している業者、更新時期、パスワードの保管場所などを一覧化することで、担当者不在時でも最低限の状況把握ができるようになります。
パスワード・アカウント情報を組織として管理する仕組みに変える
個人のメモやローカルファイルではなく、複数人がアクセスできるパスワード管理ツールに移行することで、属人化の一番のリスクを下げられます。
外部の技術顧問・保守パートナーを併用する
すべてを社内の1人に任せきりにせず、外部の技術顧問やシステム開発会社の保守契約を併用することで、担当者不在時のセーフティネットを確保できます。
属人化した体制と、対策後の体制、何が違う？
| 観点 | 一人情シスに依存した体制 | 対策後の体制 |
|---|---|---|
| 担当者不在時の対応 | 誰も対応できず業務が止まる | ドキュメントと外部窓口で対応できる |
| パスワード・アカウント管理 | 個人のメモに依存 | 組織で管理・共有される |
| 担当者本人の負担 | 休めない・代わりがいない | 外部パートナーが補完し負担が減る |
対策に着手する際に外せないポイントは？
- ドキュメント化は完璧を目指さず、まず現状把握から始める：完璧なマニュアルを作ろうとすると着手できなくなるため、まずは使用中のシステム一覧を作るところから始めます。
- 担当者本人の協力を得やすい進め方をする：ドキュメント化を「監視」ではなく「担当者の負担を減らすため」という位置づけで進めることで、協力を得やすくなります。
- 外部パートナーとの関係は平時から構築しておく：緊急時に初めて外部に相談するのではなく、平時から相談できる関係を作っておくことで、いざという時の対応スピードが変わります。
よくある質問
Q. 従業員数が少ない会社でも専任のIT担当者は必要ですか？
A. 専任者を置く必要は必ずしもありません。重要なのは、兼任であっても情報が個人の頭の中だけに閉じない仕組みを作ることです。
Q. 担当者本人がドキュメント化に協力してくれない場合はどうすればいいですか？
A. 「担当者を疑っている」という印象を与えないよう、会社としてのリスク管理であることを丁寧に説明し、負担を減らす目的であることを伝えることが重要です。
Q. 外部の技術顧問はどのタイミングで検討すればいいですか？
A. 担当者が1人しかいない、あるいはシステムの全体像を説明できる人が社内に1人もいない状態に気づいた時点が、検討を始める良いタイミングです。
Q. まずは何から手をつければいいですか？
A. 現在使っているシステム・業者との契約を一覧化できるか、担当者以外の誰かに聞いてみてください。答えられる人がいない場合、それが対策の必要性を示すサインです。
発信：株式会社オルアナ（新規事業開発・システム開発・AIエージェント開発・バックオフィス業務支援）