結論を先に。 飲食店でFAXや電話での発注が二重発注や食材ロスを生むのは、発注した記録と、実際に届いた納品の記録が別々の紙にしか残らず、店舗側と仕入先側で情報がリアルタイムに同期していないためです。忙しい時間帯に電話で発注し、後から控えを書き忘れる、あるいは複数のスタッフが同じ食材を重複して発注してしまう、といったことが起きても、気づくのは納品されてからです。発注データを一元管理し、発注履歴と在庫状況をその場で確認できる仕組みに変えると、二重発注そのものを未然に防げるようになります。この記事では、FAX・電話発注が抱える構造的な問題と、システム化で何が変わるかを整理します。
なぜFAX・電話発注は二重発注やロスを生みやすいのか？
理由は大きく3つあります。
- 発注履歴がスタッフ間で共有されていない：誰がいつ何を発注したかが個人のメモや記憶に頼っている場合、シフトが変わるタイミングで同じ食材を別のスタッフが再度発注してしまうことがあります。
- 在庫の現在量を確認せずに発注してしまう：発注のたびに冷蔵庫や倉庫を目視で確認する運用では、忙しい時間帯ほど確認が省略され、感覚だけで発注数量を決めてしまいがちです。
- 発注内容と納品内容の照合が後回しになる：FAXの控えと納品書を突き合わせる作業を営業後にまとめて行っていると、発注ミスや納品ミスに気づくのが翌日以降になり、その時点では手の打ちようがありません。
現場での実感。 飲食店のお客様から発注の相談を受けると、多くの場合「気づいたら同じ食材が2箱届いていた」という形で問題が表面化しています。原因を辿ると、ランチ担当とディナー担当がそれぞれ独自の判断で発注しており、お互いの発注状況を確認する手段がそもそも存在しないというケースがほとんどでした。発注状況をリアルタイムで共有できるだけで、こうした重複はかなり減らせます。
二重発注やロスを放置するとどうなるか？
二重発注や発注ミスを放置すると、余分に仕入れた食材が廃棄ロスとして原価を圧迫し続けます。さらに、発注担当者は「また間違えるのではないか」という不安を抱えながら発注業務を行うことになり、心理的な負担も蓄積していきます。発注データが記録として残らないため、季節ごとの適正発注量の見極めもいつまでも勘に頼ったままになり、新人スタッフへの引き継ぎも難しくなります。
発注管理システム化とは何か、何を解決するのか？
すべての食材を一度に厳密管理する必要はありません。まず押さえるべきは、発注履歴と在庫状況を関係者全員が同じ画面で確認できるようにするという発想です。
発注履歴をスタッフ間でリアルタイムに共有する
誰が何をいつ発注したかをシステム上で確認できるようにすることで、シフトが変わっても発注状況が引き継がれ、重複発注に気づきやすくなります。
在庫の現在量を発注前に確認できるようにする
目視での確認に頼らず、直近の入荷・使用実績から在庫の目安を画面で確認できる仕組みにしておけば、感覚だけに頼った発注を減らせます。
発注内容と納品内容の照合を記録として残す
発注時のデータと納品時のデータを突き合わせて記録しておけば、ミスがどの工程で発生しやすいかが見えるようになり、次の発注の精度向上につながります。
FAX・電話発注とシステム化した発注管理、何が違う？
| 観点 | FAX・電話発注 | 発注管理システム |
|---|---|---|
| 発注履歴の共有 | 個人の記憶やメモに依存 | 全スタッフがリアルタイムに確認可能 |
| 在庫確認の手間 | その都度目視で確認 | 画面上で在庫の目安を確認できる |
| ミスの発見タイミング | 納品後、または営業後にまとめて発覚 | 発注時点で重複や過不足に気づきやすい |
導入時に外せないポイントは？
- 全食材を一度に切り替えず、ロスが多い食材から始める：まずは廃棄ロスや発注ミスが多く発生している食材群に絞ってシステム化し、運用を軌道に乗せるのが現実的です。
- 既存の仕入先がシステム経由の発注に対応できるか確認する：仕入先によってはFAX受注のみに対応している場合もあるため、導入前に主要な仕入先の対応状況を確認しておく必要があります。
- 忙しい時間帯でも入力しやすい操作性かを確認する：ランチやディナーの繁忙時間帯にも使う前提で、入力のしやすさを実際の現場で試してから本格導入することが重要です。
よくある質問
Q. 店舗数が少ない個人経営の飲食店でも、発注管理システムは必要ですか？
A. 店舗数が少なくても、スタッフが複数人でシフト制になっている場合、発注状況の共有不足による二重発注は起こり得ます。店舗数の多さより、発注を複数人で行っているかどうかが導入判断の軸になります。
Q. 仕入先がFAXでの発注しか対応していない場合はどうすればいいですか？
A. システム上で発注内容を管理しつつ、仕入先への送信はFAXのまま行うという運用も可能です。まずは店舗側の発注履歴の一元管理から始めることをおすすめします。
Q. 在庫数の入力が手間になりませんか？
A. すべての食材を厳密にカウントする必要はありません。ロスが多い食材や高単価の食材から優先的に管理対象にすることで、入力の手間と効果のバランスを取ることができます。
Q. まずは何から手をつければいいですか？
A. 直近で発生した二重発注や食材ロスの事例を洗い出し、どのタイミングで情報の共有が途切れていたかを確認するところから始めてください。
CONSULTATION
その発注、二重・ロスを仕組みで防げます。
店舗数が少なくても大丈夫です。今の発注方法を聞かせていただくところから、一緒に整理します。
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この記事は業種別・業務システム化の実例集の一部です。