新しい会計システムを導入したばかりのある経営者は、こう漏らした。「インボイス制度に対応しています、とベンダーは言っていたのに、いざ請求書を発行してみたら登録番号を手入力しなければならない。適用税率ごとの合計額も自動で出ない。結局、経理担当が毎月Excelで作り直している」。導入前の見積もりでは「インボイス対応済み」の一言で片づけられていたが、実際に蓋を開けてみると、対応していたのは請求書のテンプレートに登録番号を表示できる、というごく限定的な機能だけだった。税率ごとの区分記載も、消費税額の端数処理ルールも、結局は現場の手作業に頼るしかなかったのである。
これは特別な失敗談ではない。2023年10月にインボイス制度が始まり、2024年1月からは電子帳簿保存法の電子取引データ保存が本格義務化された。この数年で、経理・総務まわりのシステムを入れ替えた、あるいは入れ替えようとした中小企業は少なくない。そしてその多くが、似たようなつまずきを経験している。壁を越えて働く人たちは、いつも法制度という新しいルールの最前線に立たされる。制度が変わるたびに、現場で帳尻を合わせているのは、経営者でも情報システム部門の専門家でもなく、日々の伝票と向き合う担当者たちだ。だからこそ、システムを発注する側が、法対応の中身を自分の言葉で確認できるようになっておく必要がある。
なぜシステム選定時に法対応の確認が漏れやすいのか
理由は大きく三つある。一つ目は、営業資料の「対応済み」という言葉の解像度が低いことだ。ベンダーが言う「インボイス対応」「電帳法対応」は、法律が求める要件の一部を満たしているだけのケースが珍しくない。しかし発注する側は法律の条文を熟知しているわけではないので、「対応済み」の一言をそのまま信じてしまう。結果として、契約後にオプション料金が発生したり、想定していた機能が実は上位プランでしか使えなかったりする。
二つ目は、選定の主導権が価格や操作性の比較に偏りやすいことだ。見積もりを並べ、画面のわかりやすさを比べ、初期費用と月額費用を天秤にかける。この作業自体は当然必要だが、法対応の確認は後回しにされやすい。なぜなら、法律の要件は目に見えにくく、デモ画面を触っただけでは判断がつかないからだ。使い勝手は数分で体感できるが、検索要件を満たしているかどうかは、実際に運用してみないとわからないことも多い。
三つ目は、法改正が今後も続くという前提が抜け落ちがちなことだ。インボイス制度も電子帳簿保存法も、施行後に細かい運用ルールが追加されたり、猶予措置が見直されたりしてきた。つまり「今の法律に対応しているか」だけでなく、「今後の改正にどう追従してくれるのか」まで確認しなければ、数年後にまた同じ苦労を繰り返すことになる。システム選定は一度きりの買い物ではなく、法制度という動く的に長く付き合っていくための契約なのだ。
インボイス制度対応でシステムに求められる要件
インボイス制度、正式には適格請求書等保存方式は、消費税の仕入税額控除を受けるために、決められた記載事項を満たした請求書、いわゆる適格請求書の発行と保存を求める制度だ。システムに求めるべき要件を整理すると、次のようになる。
- 適格請求書発行事業者の登録番号を、請求書フォーマット上に自動で反映できること。手入力ではなく、事業者マスタに登録した番号が毎回自動で差し込まれる仕組みが望ましい。
- 税率ごとに区分した合計額と、それぞれの消費税額を自動計算できること。標準税率10パーセントと軽減税率8パーセントが混在する取引がある場合、この区分計算を手作業でやり直す運用は現実的ではない。
- 一つの請求書内で、税率ごとの消費税額の端数処理を一回にまとめる、いわゆる一請求書一端数処理のルールに沿った計算ができること。品目ごとに端数処理をしてしまうシステムは、法令が求める計算方法に違反するおそれがある。
- 受け取った請求書についても、適格請求書と、登録番号のない免税事業者からの請求書とを区別して記録・集計できること。仕入税額控除の経過措置期間中は、控除できる割合が段階的に変わるため、この区分ができないと申告のたびに手作業での仕分けが発生する。
- 返還インボイス、いわゆる値引きや返品時の適格返還請求書にも対応していること。売上の一部を返金するケースは業種によっては日常的に発生するため、見落とされがちだが重要な要件だ。
これらは、単に「登録番号を表示できます」というレベルとは違う。数字を正しく積み上げ、税務調査に耐えられる形で保存できるかどうかが問われている。営業担当に「インボイスに対応していますか」と聞くだけでなく、「税率ごとの端数処理はどう計算されますか」「返還インボイスの発行機能はありますか」と、具体的な質問をぶつけてみることで、対応の深さが見えてくる。
電子帳簿保存法対応でシステムに求められる要件
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律だ。大きく三つの区分があり、それぞれ求められる要件が異なる。会計システムや販売管理システムを選ぶ際は、自社がどの区分での運用を想定しているかを明確にした上で、要件を照らし合わせる必要がある。
一つ目は電子帳簿等保存で、会計ソフトなどで作成した帳簿をデータのまま保存する区分だ。ここでは、訂正や削除の履歴が残る、あるいは訂正削除ができない仕組みになっていること、そして他の帳簿との関連性を確認できることが求められる。
二つ目はスキャナ保存で、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンしてデータ保存する区分だ。ここで重要になるのがタイムスタンプの付与だ。書類を受け取ってから一定期間内にタイムスタンプを付与するか、あるいは訂正削除の履歴が残るシステムに保存することが求められる。加えて、解像度や階調についての読み取り要件、そして後述する検索要件も満たす必要がある。
三つ目、そして中小企業にとって最も影響が大きいのが電子取引データの保存だ。メールで受け取った請求書のPDFや、ECサイトの購入明細、クラウドサービス上の領収書など、電子的にやり取りした取引情報は、紙に印刷するのではなくデータのまま保存することが義務化されている。ここで求められる主な要件は次の通りだ。
- 取引年月日、取引金額、取引先の三つの項目で検索できること。件数が多い事業者の場合、この検索機能が実務上の生命線になる。
- 日付や金額の範囲を指定して検索できること、そして二つ以上の項目を組み合わせて検索できること。ただし、税務職員の求めに応じてデータをダウンロードできる状態にしておけば、検索要件そのものが緩和される措置もあるため、自社の売上規模によって必要な機能レベルは変わってくる。
- データの改ざんを防ぐための措置が取られていること。タイムスタンプの付与、訂正削除の履歴が残るシステムでの授受・保存、あるいは改ざん防止のための事務処理規程を整備して運用することのいずれかが必要になる。
- ディスプレイやプリンタなど、保存したデータを速やかに出力できる環境が整っていること。
電帳法対応をうたうシステムの中には、スキャナ保存には強いが電子取引データ保存の検索機能が弱い、あるいはその逆というケースもある。自社の取引の実態、つまり紙のやり取りが多いのか、メールやクラウドでのやり取りが多いのかを踏まえて、必要な区分の要件を満たしているかを確認することが欠かせない。
発注前に確認すべきチェック項目リスト
ここまでの内容を踏まえ、発注前にベンダーへ直接ぶつけるべき質問と、確認すべき項目を整理する。商談やデモの場でこのリストを手元に置き、一つずつ潰していくことをお勧めする。
- 適格請求書に必要な記載事項、つまり登録番号、税率ごとの区分金額、消費税額を自動で反映・計算できるか。実際の画面で、税率が混在する請求書を発行するデモを見せてもらう。
- 一請求書一端数処理のルールに沿った計算方法になっているか、具体的な計算ロジックを説明してもらう。
- 適格返還請求書、値引きや返品への対応機能があるか。
- 受領した請求書について、適格請求書とそれ以外を区別して記録・集計できるか。
- 電子取引データについて、取引年月日・金額・取引先での検索ができるか。自社の年間売上規模で検索要件がどこまで緩和されるかを踏まえた上で、必要な機能が備わっているか。
- データの改ざん防止措置として、タイムスタンプ付与か、訂正削除履歴が残る仕組みか、どちらの方式を採用しているか。
- スキャナ保存を行う場合、タイムスタンプ付与のタイミングと解像度要件を満たしているか。
- 今回の見積もりに含まれる機能と、追加費用が発生するオプション機能の境界線はどこか。書面で明示してもらう。
- 今後の法改正、たとえば猶予措置の見直しや新たな要件の追加があった場合、システムのアップデートは保守契約の範囲内で行われるか、それとも都度追加費用が発生するか。
- 過去の法改正時、実際にどのタイミングでアップデートを提供したか、実績を尋ねる。
- 自社の既存システム、たとえば販売管理システムや請求書発行システムとのデータ連携がどこまで自動化されるか。手作業での転記が残る箇所がないか。
- 導入後のサポート体制。法対応に関する問い合わせに、誰が、どれくらいの期間で応じてくれるか。
このリストを埋めていく作業は、決して細かすぎる確認ではない。むしろ、ここを飛ばしてしまうと、契約後に「思っていたのと違う」という壁にぶつかり、結局は現場の誰かがその壁を人力で乗り越えることになる。発注担当者がここで丁寧に確認しておくことは、数か月後の経理担当者を助ける仕事でもある。
よくある失敗パターン
実際に選定の現場で起きている失敗をいくつか紹介する。共通しているのは、どれも「対応している」という言葉を鵜呑みにしたことから始まっている点だ。
一つ目は、対応していると聞いていたのに、実は上位プランでしか使えなかったというパターンだ。基本プランには請求書のテンプレート機能しかなく、税率ごとの自動計算や検索機能は上位プランのオプションだった、というケースは多い。見積もり段階でプランごとの機能差を一覧で提示してもらわないと、この落とし穴には気づきにくい。
二つ目は、法改正への追従が保守契約に含まれていなかったパターンだ。導入時点の法律には対応していても、その後の制度変更、たとえば検索要件の緩和条件の見直しなどに対応したアップデートが、追加開発費用として別途請求されるケースがある。契約時に「今後のアップデートは無償か有償か」を明文化していないと、想定外の費用が発生し続けることになる。
三つ目は、一部の業務だけシステム化し、それ以外は紙や手作業のまま残してしまい、結果として二重管理になるパターンだ。たとえば会計システムはインボイス対応済みでも、現場で使う受発注システムが対応しておらず、そこから会計システムへの転記を手作業で行っている、といった状態だ。法対応は個々のシステム単体で完結するものではなく、業務フロー全体を通して初めて意味を持つ。導入前に、どのシステムからどのシステムへデータが流れるのか、その経路全体で法要件が満たされているかを確認する必要がある。
四つ目は、電子取引データの保存先が曖昧なまま運用が始まってしまうパターンだ。メールで受け取った請求書PDFを、誰が、どこに、どのファイル名ルールで保存するのか。システムが用意している保存機能を使わず、担当者が個人のパソコンのフォルダに保存してしまっていた、という話も少なくない。システムの機能だけでなく、それを実際にどう使うかという運用ルールまでセットで設計しておかないと、宝の持ち腐れになる。
まとめ
インボイス制度も電子帳簿保存法も、制度そのものは複雑に見えても、システムに求める要件は突き詰めれば「正しく計算できるか」「必要な項目で検索できるか」「改ざんされない形で保存できるか」という、いくつかの具体的なポイントに集約される。発注前にこれらを一つひとつ確認する作業は地味で時間もかかるが、その手間を惜しんだ分だけ、導入後に現場の誰かが手作業で帳尻を合わせることになる。
システムを新しくする、あるいは刷新するという決断は、経営判断であると同時に、日々の業務を支える人たちへの投資でもある。法改正のたびに壁にぶつかりながらも、それでも前に進み続けてきた担当者たちが、次の壁を越えやすくなるように。発注担当者がここで丁寧に確認し、選び抜いたシステムは、きっとその先何年も、現場を支える土台になる。