経理の「手作業」をゼロにする方法

業務洗い出しと改善の第一歩

「また月末か…」

経理担当者の方なら、誰もが一度はそう感じたことがあるのではないでしょうか。山積みの請求書、領収書の山、Excelシートとにらめっこする毎日。電卓を叩き、数字を転記し、確認に次ぐ確認。もしかしたら、会社の誰よりも、紙と数字と格闘しているのは経理担当者かもしれません。

あなたの「手作業」、その裏にある見えないコストと負担

「これは手作業でやるしかない」

そんな風に諦めていませんか？ 経理の仕事には「そういうものだ」と片付けられがちな手作業が溢れています。例えば、以下のような業務に心当たりはありませんか？

• 紙の請求書や領収書を目視で確認し、手入力で会計ソフトに仕訳を登録している

• Excelで作成した集計表を、別のExcelシートに手作業でコピー＆ペーストしている

• 銀行口座の入出金明細を、紙の通帳を見ながら手入力で会計ソフトに反映させている

• 取引先ごとの売掛金・買掛金を、一つひとつ目視でチェックしている

• 従業員の経費精算書を、領収書と突き合わせながら手作業でチェックしている

これらの手作業は、一見すると「日常業務」に過ぎないように思えます。しかし、その一つひとつが、実は会社全体にとって大きな「見えないコスト」となっています。

• 人件費
  手作業に費やされる時間は、そのまま人件費に直結します。手作業が多いほど、担当者の業務時間が増え、残業代が発生したり、新規採用の必要性が出てきたりします。

• ミスのリスク
  人が手作業で数字を入力すれば、必ずミスは起こります。入力ミス、転記ミス、確認漏れ。これらのミスは、後で修正するのにさらに時間と手間がかかり、最悪の場合、会社の信用問題に発展することもあります。

• 機会損失
  本来、経理が持つべき役割は、会社の経営状況を正確に把握し、経営層にタイムリーな情報を提供することです。しかし、日々手作業に追われていると、分析や改善といった付加価値の高い業務に手が回らなくなり、ビジネスチャンスを逃すことにもつながります。

• 担当者のストレス
  繰り返される単純作業は、担当者のモチベーションを低下させ、燃え尽き症候群（バーンアウト）の原因にもなります。

「手作業だから仕方ない」と放置してきたその業務こそ、会社の成長を阻害する「重石」になっているのです。

業務改善の第一歩は「洗い出し」から

では、この「重石」をどう取り除くのか？

いきなりITツールを導入したり、大規模な組織改革を考えたりする必要はありません。最初の一歩は、「現在の業務をありのままに可視化する」ことです。

そのために有効なのが、業務改善の基本原則である「ECRS（イクルス）」のフレームワークです。これは、以下の4つの視点から業務を分析し、改善点を見つけ出すための思考法です。

• Eliminate（排除）： 「その業務は本当に必要か？」

• Combine（統合）： 「似た業務をまとめられないか？」

• Rearrange（再配置）： 「業務の順序を変えられないか？」

• Simplify（簡素化）： 「もっと簡単にできないか？」

これらの問いを、あなたの日常業務一つひとつに当てはめてみましょう。

1. Eliminate（排除）：その業務、本当に必要ですか？

手作業の多くは「これまでそうしてきたから」という理由で続けられている場合があります。まずは、あなたの担当業務を全て書き出してみてください。

• 「この業務は誰のためにやっているのか？」

• 「この業務を止めたらどうなるか？」

• 「実は誰も見ていない、誰も使っていない資料ではないか？」

例えば、「毎月、部署ごとに経費集計表をExcelで作成してメールで送付する」という業務。実は、誰もその集計表を見ていない、あるいは会計ソフトから直接データを取り出せるのであれば、この業務自体を「排除」することができます。

2. Combine（統合）：似た業務をまとめて効率アップ！

複数の部署や担当者が、似たような情報を別々に作成したり、入力したりしていることはありませんか？

• 「同じ情報を複数の資料に転記していないか？」

• 「複数人で行っている業務を一人に集約できないか？」

例えば、部門別経費の集計と、プロジェクト別経費の集計を別々に行っている場合、これらを一つの業務に「統合」することで、二度手間を省くことができます。

3. Rearrange（再配置）：業務の順序を変えてみよう

業務の順序を変えるだけで、作業効率が劇的に改善されることがあります。

• 「この業務は、このタイミングでやるのが本当にベストか？」

• 「後工程に必要な情報が、もっと早い段階で入手できないか？」

例えば、経費精算書の承認フロー。紙の書類を回覧するのではなく、スマートフォンで領収書を撮影・アップロードし、上司がその場で承認する仕組みに変えることで、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できます。これは、業務の順序を物理的なものからデジタル的なものへと「再配置」する例です。

4. Simplify（簡素化）：もっと簡単にできないか？

最後のステップは、残った業務をいかに「シンプル」にするかです。

• 「手作業でのデータ入力は、自動化できないか？」

• 「目視での確認作業は、システムに任せられないか？」

• 「複雑なExcel関数は、もっとシンプルな式にできないか？」

例えば、銀行の入出金明細を手作業で入力している場合、銀行口座と会計ソフトを連携させることで、明細の自動取り込みや仕訳の自動作成が可能になります。これは、手作業を「簡素化」する、まさにDX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩です。

可視化は「次の一手」を考えるための羅針盤

ECRSのフレームワークを使って業務を洗い出すと、驚くほど多くの「手作業」が浮かび上がってくるはずです。しかし、大切なのはそこから先です。

洗い出された業務一つひとつに、先ほどの4つの視点を当てはめて、改善策を検討していく。そして、その改善策が、「手作業を減らす」ことに繋がるのです。

たとえば、手作業での経費精算は、外部の経費精算システムにアウトソーシングしたり、OCR（光学文字認識）機能を搭載した会計ソフトを導入してDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めたりするきっかけになります。

経理業務の可視化は、これらの「次の一手」を考えるための羅針盤です。

まとめ：あなたの経理業務はもっと輝ける

あなたの業務は、本当に「手作業」のまま続けるしかないのでしょうか？

「毎日同じことの繰り返しでつまらない」「もっと付加価値の高い仕事がしたい」と感じているなら、それはあなたの潜在能力が、単純作業によって抑えつけられているサインかもしれません。

今回の記事をきっかけに、ぜひご自身の業務を客観的に見つめ直し、ECRSのフレームワークを使って改善の糸口を探してみてください。小さな一歩が、コスト削減、担当者の負担軽減、そして何よりも、あなたの業務をよりクリエイティブで、やりがいのあるものに変える第一歩になるはずです。

「また月末か…」ではなく、「今月も効率よく終わらせよう！」と思えるような、そんな新しい経理の働き方を、今から始めてみませんか？