経理業務の効率化、何から始めるべき？

中小企業のための実践ガイド

「経理業務が煩雑で、毎月の締め作業が大変…」「経費精算の手入力に時間がかかりすぎる」「担当者が休むと業務が滞る」

もし、あなたがこのような悩みを抱えているなら、本記事はきっとお役に立ちます。会社の成長と共に増えるバックオフィス業務。特に経理は、正確性が求められるため、非効率な作業でも「仕方ない」と諦めてしまいがちです。

しかし、その「仕方ない」を放置すると、以下のような問題が深刻化していきます。

• 無駄なコストの発生
  定型業務に時間を取られ、本来の生産的な仕事に集中できない。
• ヒューマンエラーの多発
  Excelでの手入力や確認作業が増え、ミスが起こりやすくなる。
• 業務の属人化
  担当者しかやり方を知らないため、急な欠勤や退職で業務がストップする。

これらの課題を解決し、経理業務を会社の「強み」に変えるための第一歩は、現状を正しく把握することです。

本記事では、経理業務の効率化を成功させるための具体的なステップと、そのためのツールやサービスの選び方を詳しく解説します。

ステップ1：現状の業務フローを「見える化」する

「効率化」と聞くと、すぐに新しいツールを導入することを想像するかもしれません。しかし、闇雲にツールを導入しても、かえって混乱を招く可能性があります。

効率化の第一歩は、まず「業務フローの棚卸し」です。

現状の経理業務が、誰が、何を、どういう手順で、どれくらいの時間をかけて行っているのかを、紙やホワイトボード、ツールを使って可視化してみましょう。

【業務フロー可視化のポイント】

1. 業務を分解する
   「経費精算」なら、「社員からの申請」「領収書の確認」「仕訳入力」「振込処理」「データの保管」といった細かい作業に分解します。
2. 担当者と時間を書き出す
   それぞれの作業に誰が関わっているか、1ヶ月あたり何時間かかっているかを具体的に書き出します。
3. 課題を洗い出す
   「この作業はいつも担当者が忙しい」「この作業はミスが多い」「この作業はエクセルファイルを探すのに時間がかかる」など、問題点をメモします。

業務フローを可視化することで、これまで「なんとなく大変」だった経理業務が、「どこに無駄があるのか」が明確になります。例えば、経費精算で領収書の現物確認に多くの時間を費やしていることがわかれば、「ペーパーレス化」が有効な解決策だと判断できます。

この「見える化」作業こそが、効率化の最も重要な第一歩なのです。

ステップ2：業務の「タイプ」で改善策を検討する

業務フローを可視化したら、次にそれぞれの作業がどの「タイプ」に当てはまるかを考えます。

経理業務は大きく3つのタイプに分けられます。

タイプA：定型業務（単純作業）

• 例： 領収書や請求書のデータ入力、仕訳、銀行取引明細の入力、集計作業など。
• 特徴： ルールが決まっており、繰り返し行う作業。
• 改善策： AIやRPAによる「自動化」が最も効果的です。AIエージェントやRPAツールは、人が行うデータ入力や集計を正確かつ高速に行うことができます。

タイプB：判断業務（専門的な知識が必要な作業）

• 例： 複雑な仕訳処理、税務処理、経営分析、資金繰り計画など。
• 特徴： 専門的な知識や経験が必要な作業。
• 改善策： 「経理業務代行」や「経理コンサルティング」が有効です。専門家に任せることで、ヒューマンエラーを防ぎつつ、高品質なアウトプットを得ることができます。

タイプC：例外・イレギュラー業務

• 例： 不明な入金の確認、イレギュラーな経費精算の処理、急な問い合わせ対応など。
• 特徴： 頻度は少ないが、担当者の判断が必要となる作業。
• 改善策： 業務プロセスを標準化し、問い合わせ対応をAIに任せるなどの対策で、担当者の負担を軽減できます。

このように、業務をタイプ別に分類することで、「どの課題をどの方法で解決すべきか」が明確になります。

ステップ3：最適な解決策を導入する

業務のタイプに応じて、最適な解決策を導入していきましょう。ここでは、当社の提供するサービスを例に解決策をご紹介します。

解決策1：AIやRPAによる「自動化」

当社のAIエージェントによる自動化サービスは、以下のような業務を効率化します。

• 経費精算の自動化
  社員がスマホで領収書を撮影するだけで、AIが自動でデータを読み取り、仕訳まで完了させます。担当者の手入力やチェック作業が不要になり、業務時間を大幅に削減できます。
• 請求書処理の自動化
  AIが届いた請求書を自動で読み取り、会計システムに入力。支払予定日の管理や振込処理までをサポートし、ミスなくスムーズな支払いサイクルを構築します。
• 問い合わせ対応の自動化
  経理に関する社内からの定型的な問い合わせにAIチャットボットが自動で回答。担当者はより複雑な問い合わせに集中できます。

解決策2：「経理業務代行」で負担を軽減

経理担当者のリソースが不足している、または専門的な業務に時間をかけられない場合は、経理業務代行サービスが有効です。

• 記帳代行：日々の仕訳処理や帳簿作成をプロに任せ、正確性を確保。担当者はデータ確認のみで済みます。
• 給与計算代行：複雑な給与計算や社会保険手続きを代行し、法改正への対応も安心です。

当社のサービスは、単なる代行ではなく、業務フロー全体を見直した上で最適な形で代行するため、属人化の解消やミスの削減にも繋がります。

解決策3：「経理業務コンサルティング」で根本から変える

「経理業務全体の非効率性を根本から解決したい」「自社に最適なシステムを構築したい」という場合は、経理業務コンサルティングが最適です。

• 現状分析
  まず、貴社の業務フローを徹底的に分析し、課題を明確にします。
• 最適な業務設計
  AI、RPA、クラウド会計ソフトなどを組み合わせ、貴社に最適な業務プロセスを設計します。
• 導入支援
  新しいシステムの導入から、従業員への教育まで一貫してサポートします。

コンサルティングを通じて、バックオフィス業務を効率化するだけでなく、将来の事業成長を見据えた強固な経理基盤を構築できます。

効率化の先にある「未来」とは？

経理業務を効率化することで、単に「楽になる」だけではありません。

• ミスの削減
  手作業が減ることで、ヒューマンエラーが劇的に減り、ガバナンスが強化されます。
• コア業務への集中
  経理担当者はデータ入力やチェック作業から解放され、経営データの分析や資金計画の立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
• コスト削減
  人件費や残業代といった無駄なコストを削減し、会社全体の利益を向上させます。

バックオフィス業務は、もはや単なる「雑務」ではありません。テクノロジーを活用し、最適化されたバックオフィスは、会社の成長を支える強力なエンジンとなります。

あなたの会社のバックオフィス業務を、競争力の源泉に変えてみませんか？

まずは、業務フローの棚卸しから始めてみましょう。もし、自社だけでの改善が難しいと感じたら、ぜひ当社の専門家にご相談ください。貴社のビジネス全体を理解した上で、最適な解決策をご提案いたします。